Compliance
Grundsatzerklärung zum Thema Menschenrechte und Umwelt
Unternehmensziel
Unser Bekenntnis zur Achtung der Menschenrechte ist:
Art. 1 GG der Bundesrepublik Deutschland: Die Würde des Menschen ist unantastbar.
Wir sind uns unserer unternehmerischen Verantwortung zur Achtung der Menschenrechte bewusst. Daher verpflichten wir uns, Menschenrechte in unseren eigenen Geschäftstätigkeiten sowie in unseren Liefer- und Wertschöpfungsketten zu achten.
Dabei richten wir unser unternehmerisches Handeln an den international anerkannten 10 Prinzipien des UN Global Compact und an den Anforderungen der Sustainable Development Goals (SDG) der Vereinten Nationen aus.
In unseren Bemühungen um die Achtung der Menschenrechte stehen für uns folgende Personengruppen im Fokus:
- Eigene Mitarbeitende an unseren Standorten inklusive Auszubildende, Zeitarbeitende und Praktikant*innen
- Mitarbeitende von Geschäftspartnern
- Personengruppen in unserer direkten Lieferkette: Mitarbeitende von Dienstleistern und direkten Lieferanten
- Personengruppen in unserer nachgelagerten Wertschöpfungskette: Mitarbeitende von Kunden, Menschen im Umfeld der Produkte und Dienstleistungen
Darüber hinaus bekennen wir uns zur Achtung der Umwelt unter Berücksichtigung der umweltbezogenen Risiken. Hierbei liegt der Fokus im Besonderen auf den folgenden Umweltthemen.
- Herstellung, Bearbeitung und Verwendung von Quecksilber
- Nicht umweltgerechte Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen
- Einfuhr oder Ausfuhr gefährlicher Abfälle
Geltungsbereich
Diese Grundsatzerklärung gilt für Sielaff GmbH & Co. KG Automatenbau Herrieden und alle zugehörigen nationalen und internationalen Tochterunternehmen.
Verantwortlichkeiten und Risikomanagement
Zur Umsetzung und Überwachung der Einhaltung unserer menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten wurden entsprechende Verantwortlichkeiten festgelegt. Für die Umsetzung ist im Ergebnis die Geschäftsleitung verantwortlich, wobei verschiedene Fachbereiche (z. B. Einkauf, QM etc.) operativ unterstützen. Um die unternehmensweite Einhaltung der Sorgfaltspflichten sicherzustellen haben wir einen Menschenrechtsbeauftragten benannt.
Unser umfassendes Risikomanagement betreffend der menschen- und umweltrechtlichen Sorgfaltspflichten soll gewährleisten, dass etwaige menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken erkannt werden, die durch unsere unternehmerische Tätigkeit verursacht werden. Die Achtung von Menschenrechten sehen wir als einen kontinuierlichen Prozess, in dem wir laufend Verbesserungen anstreben.
Risikoanalyse:
Die Risikoanalyse ist für uns ein wesentlicher Aspekt zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten und findet in unserem unternehmensweiten Risiko- und Lieferantenmanagement ihren Platz. Ziel der Risikoanalyse ist die Identifizierung potenzieller und tatsächlicher menschenrechtlicher Auswirkungen unserer Geschäftsaktivität.
Die Risikoanalyse des eigenen Geschäftsbereichs und der unmittelbaren Lieferanten wird wie folgt beschrieben:
Zunächst findet die Prüfung abstrakter Risiken statt. Als Kriterien werden hier u. a. Branche, Herkunftsland etc. herangezogen. Sofern ein entsprechendes Risiko identifiziert wurde, folgt die Überprüfung von konkreten Risiken, wie z. B. Kinder- oder Zwangsarbeit, Arbeitsschutzverstöße oder Diskriminierung , Verarbeitung von schädlichen Stoffen oder den Umgang mit schädlichen Abfällen. Diese Analyse wird regelmäßig wiederholt.
Prioritäre menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken
In diesen Themenfeldern sehen wir grundsätzlich größere Risiken negativer Auswirkungen auf Menschen, die direkt oder indirekt im Zusammenhang mit unseren Geschäftsaktivitäten an unseren Standorten und in unseren Liefer- und Wertschöpfungsketten stehen:
- Zwangs- und Kinderarbeit
- Einschränkung der Versammlungs- und Vereinigungsfreiheit
- Diskriminierung in jeglicher Form (z. B. nach Geschlecht, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, körperlicher oder geistiger Behinderung, sexueller Orientierung)
- Gefährdung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
- prekäre Anstellungs- und Arbeitsbedingungen
Präventions- und Abhilfemaßnahmen
Diese Grundsatzerklärung zur Menschenrechtsstrategie wird intern und extern zur Verfügung gestellt.
Die Risikoanalyse ist ein wichtiger Bestandteil im Rahmen unserer Beschaffungsprozesse. Durch diese wird sichergestellt, dass identifizierte menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken dabei ausreichend berücksichtigt werden.
Gegenüber unseren unmittelbaren Zulieferern werden etwaige menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken bereits vor Eingehen einer neuen Vertragsbeziehung mitberücksichtigt.
Darüber hinaus können im Einzelfall weitere Präventionsmaßnahmen getroffen werden bzw. entsprechende Anpassungen erfolgen.
Falls Bedenken oder Verstöße von unseren Interessenspartnern uns gegenüber geäußert werden, gehen wir dem Verdacht nach. Unsere Reaktion wird in angemessener Weise ausfallen und es wird mit Korrekturmaßnahmen gegengesteuert.
Bei einem Verdacht innerhalb unserer Organisation wird es eine genaue Überprüfung durch ein festgelegtes Team geben, das erforderliche Maßnahmen vorschlägt.
Verdachtsfälle bei unseren Lieferanten werden angesprochen und durch Zusammenarbeit eine sorgfältige Aufklärung innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens durchgeführt.
Ist die Menschenrechtsverletzung allerdings so gravierend, dass wir eine sofortige Beseitigung der Verletzung fordern müssen, aber eine Nichtreaktion des Lieferanten vorliegt, behalten wir uns eine Beendigung der Geschäftsbeziehung vor.
Wirksamkeitskontrolle
Die eingeführten Maßnahmen werden einmal jährlich bzw. anlassbezogen durchgeführt, um zu überprüfen, ob unsere Maßnahmen zur Verhinderung von Menschenrechtsverletzungen umgesetzt wurden und ihre Wirksamkeit erzielt haben. Zu unseren Instrumenten zählen dabei auch verschiedene Lieferantenbewertungen und in besonderen Fällen Audits. Ferner lassen wir unsere Erkenntnisse aus der Bearbeitung von Hinweisen mit einfließen.
Unsere Ergebnisse aus den Betrachtungen nutzen wir darüber hinaus als Grundlage zur Erstellung etwaiger erforderlicher Anpassungen von internen Vorschriften und Prozessen, sowie für Schulungen zur Vermittlung erforderlicher Sorgfaltspflichten intern und gegenüber unserer Lieferanten.
Beschwerdeverfahren
Um Informationen über potenzielle oder tatsächliche Menschenrechtsverletzungen zu erhalten, haben wir ein Beschwerdeverfahren eingerichtet, über das Beschäftigte, aber auch alle Personen außerhalb unseres Unternehmens vertraulich – und auf Wunsch anonym - Meldungen vornehmen können. Unser Beschwerdesystem wird von der atarax Unternehmensgruppe betreut. Folgende Kommunikationskanäle stehen zur Verfügung:
- Whistleblower-Telefonhotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag - Freitag von 08.30 - 17.00 Uhr, außer an Feiertagen)
- Per E-Mail an: compliance@atarax.de
- Schriftliche Meldung auf dem Postweg an:
atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach
Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten.
Digitales Hinweisgebersystem unter https://sielaff.hintbox.eu
Dokumentations- und Berichtspflicht
Die Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten wird von Sielaff intern fortlaufend dokumentiert und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben mindestens sieben Jahre aufbewahrt. Der jährliche Bericht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten wird auf der Homepage des Unternehmens im Verzeichnis Compliance kostenfrei zur Verfügung gestellt.
Erwartungen an Beschäftigte und Zulieferer in der Lieferkette
Wir erwarten von unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern, insbesondere Lieferanten, dass sie sich ebenfalls zur Achtung der Menschenrechte und zum Schutz der Umwelt bekennen, sich zur Einrichtung angemessener Sorgfaltsprozesse verpflichten und diese Erwartungshaltung an ihre eigenen Lieferanten weitergeben.
Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Die Sielaff-Gruppe übernimmt Verantwortung für die Achtung und Stärkung international anerkannter Menschenrechte innerhalb ihrer eigenen Geschäftsbereiche und durch ein angemessenes Management ihrer Lieferketten.
Dementsprechend hat auch die Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten für die Sielaff-Gruppe hohe Priorität.
Verstöße können schwerwiegende Folgen für unsere Gruppe, die Mitarbeitenden, unsere Geschäftspartner und sonstige Betroffene haben und müssen daher frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden abzuwenden.
Deshalb haben wir ein wirksames Beschwerdeverfahren eingerichtet, über das Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen abgegeben werden können.
Nachfolgend sind die wichtigsten Informationen zum Beschwerdeverfahren verständlich, nachvollziehbar und im Sinne größtmöglicher Transparenz dargestellt.
1. Für welche Art von Beschwerden und Hinweisen kann unser Beschwerdeverfahren genutzt werden?
Über das Beschwerdeverfahren können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte sämtliche Hinweise auf mögliche Gesetzes- und/oder Regelverstöße einschließlich menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risken oder Verletzungen den eigenen Geschäftsbereich betreffend sowie entlang der gesamten Lieferkette gemeldet werden.
2. Über welche Beschwerdekanäle können Hinweisen eingegeben werden?
Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe.
Hinweise können jederzeit über verschiedene Beschwerdekanäle abgegeben werden.
| Whistleblower-Telefonhotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag - Freitag von 08.30 - 17.00 Uhr, außer an Feiertagen) |
| Per E-Mail an: compliance(at)atarax.de |
| Schriftliche Meldung auf dem Postweg an: atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach |
| Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten. |
| Digitales Hinweisgebersystem unter https://sielaff.hintbox.eu |
3. Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?
3.1. Eingang des Hinweises
Nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person fristgerecht eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle. Dies gilt auch für den Fall einer anonymen Meldung über den Postweg, sofern ein zur Abgabe von anonymen Meldungen vorgesehener Meldekanal, wie z. B. über einen Dritten (Anwalt bzw. beauftragte Person) genutzt wird oder eine anderweitige anonyme Kontaktmöglichkeit hinterlassen wird.
3.2. Eingang des Hinweises
Zunächst wird die Meldung sorgfältig auf ihre Plausibilität geprüft. Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um weitere Informationen zu erlangen.
Falls keine Kontaktaufnahme möglich ist oder keine konkreten Anhaltspunkte für einen Verstoß vorliegen, wird der Fall geschlossen.
3.3. Eingang des Hinweises
Bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Verstoß wird gegebenenfalls eine interne Untersuchung eingeleitet.
Alle Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses, insbesondere im Hinblick auf die Identität der hinweisgebenden Person, sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Ferner wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet.
Mit den hinweisgebenden Personen wird, sofern möglich, entsprechend der jeweils gesetzlichen Vorgaben Kontakt gehalten und gegebenenfalls der Sachverhalt erörtert. Zudem werden die Hinweisgebenden fristgerecht über den Gang des Verfahrens unterrichtet.
Steht nach Überzeugung der mit der Untersuchung betrauten Personen fest, dass menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich und bei Zuliefern nicht vorliegen, wird der Fall geschlossen.
3.4. Erarbeitung einer Lösung
Bestätigt sich während der Untersuchung, dass menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich oder bei Zulieferern vorliegen, wird ein Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise (insbesondere Abhilfemaßnahmen) erarbeitet. Dabei wird, soweit möglich und sinnvoll, die hinweisgebende Person einbezogen.
Die Erarbeitung einer Lösung soll 3 Monate nach Eingang der Beschwerde abgeschlossen sein.
3.5. Abhilfemaßnahmen
Der Sachverhalt der eingereichten Beschwerde und die daraus festgelegten Abhilfemaßnahmen werden dem betroffenen Geschäftsbereich oder dem Zulieferer zur Stellungnahme weitergeleitet.
Je nach Schwere der Beschwerde und Dringlichkeit der Abhilfemaßnahmen wird eine Stellungnahme innerhalb von einer bis zu 4 Wochen gefordert.
3.6. Überprüfung und Abschluss
Mit der hinweisgebenden Person wird ggf., sofern die Möglichkeit der Kontaktaufnahme besteht, das erzielte Ergebnis des Beschwerdeverfahrens evaluiert.
Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.
4. Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde
Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Beschwerden oder Hinweisen ist ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens.
Zu diesem Zwecke haben wir insbesondere eine unabhängige Meldestelle und die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, eingerichtet.
Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Personen, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet.
Wenn Sie als hinweisgebende Person den Eindruck haben, dass Sie aufgrund Ihres Hinweises Einschüchterungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich erneut an die Beschwerdestelle; derartige Einschüchterung oder Repressalien werden ebenfalls nach dem oben dargestellten Verfahren geprüft und weiter untersucht.
5. Wirksamkeitsüberprüfung
Unser Beschwerdeverfahren wird regelmäßig, mindestens einmal im Jahr und anlassbezogen, hinsichtlich seiner Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf verbessert.
