Compliance
Grundsatzerklärung zum Thema Menschenrechte und Umwelt
Unternehmensziel
Unser Bekenntnis zur Achtung der Menschenrechte ist:
Art. 1 GG der Bundesrepublik Deutschland: Die Würde des Menschen ist unantastbar.
Wir sind uns unserer unternehmerischen Verantwortung zur Achtung der Menschenrechte bewusst. Daher verpflichten wir uns, Menschenrechte in unseren eigenen Geschäftstätigkeiten sowie in unseren Liefer- und Wertschöpfungsketten zu achten sowie Betroffenen von Menschenrechtsverstößen Zugang zur Abhilfe zu ermöglichen.
Dabei richten wir unser unternehmerisches Handeln an den international anerkannten 10 Prinzipien des UN Global Compact und an den Anforderungen der Sustainable Development Goals (SDG) der Vereinten Nationen aus. Das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten („Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz“) fließt mit ein.
Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie sich ebenfalls zur Achtung der Menschenrechte und zum Schutz der Umwelt bekennen, sich zur Einrichtung angemessener Sorgfaltsprozesse verpflichten und diese Erwartungshaltung an ihre eigenen Lieferanten weitergeben.
Wir erkennen an, dass unsere Geschäftsaktivitäten und unsere Liefer- und Wertschöpfungsketten potenziell nachteilige Auswirkungen auf die Menschenrechte verursachen können.
Wir bekennen uns zur Achtung aller international anerkannten Menschenrechte und legen den Fokus unserer menschenrechtlichen Sorgfaltsprozesse insbesondere auf folgende Menschenrechtsthemen, die wir als wesentlich für unser Unternehmen erachten.
In diesen Themenfeldern sehen wir die größten Risiken negativer Auswirkungen auf Menschen, die direkt oder indirekt im Zusammenhang mit unseren Geschäftsaktivitäten an unseren Standorten und in unseren Liefer- und Wertschöpfungsketten stehen:
- Zwangs- und Kinderarbeit
- Einschränkung der Versammlungs- und Vereinigungsfreiheit
- Diskriminierung in jeglicher Form (z. B. nach Geschlecht, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, körperlicher oder geistiger Behinderung, sexueller Orientierung)
- Gefährdung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
- prekäre Anstellungs- und Arbeitsbedingungen
In unseren Bemühungen um die Achtung der Menschenrechte stehen für uns folgende Personengruppen im Fokus, da deren Menschenrechte durch Geschäftsaktivitäten entlang unserer Liefer- und Wertschöpfungsketten potenziell gefährdet sind:
- Eigene Mitarbeitende an unseren Standorten inklusive Auszubildende, Zeitarbeitende und Praktikant*innen
- Mitarbeitende von Geschäftspartnern
- Personengruppen in unserer direkten Lieferkette: Mitarbeitende von Dienstleistern und direkten Lieferanten
- Personengruppen in unserer nachgelagerten Wertschöpfungskette: Mitarbeitende von Kunden, Menschen im Umfeld der Produkte und Dienstleistungen
Darüber hinaus bekennen wir uns zur Achtung der Umwelt unter Berücksichtigung der umweltbezogenen Risiken. Hierbei liegt der Fokus im Besonderen auf den folgenden Umweltthemen.
- Herstellung, Bearbeitung und Verwendung von Quecksilber
- Nicht umweltgerechte Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen
- Einfuhr oder Ausfuhr gefährlicher Abfälle
Risikomanagement
Risikoanalyse und Umsetzung
Die Achtung der Menschenrechte ist für uns ein wesentlicher Aspekt und die Umsetzung menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten wird daher stetig überprüft. Bei Bedarf findet eine Anpassung der Betrachtung in Abhängigkeit sich ändernder Bedingungen sowie unserer Geschäftsaktivität statt:
- In den Beziehungen zu unseren Lieferanten haben wir die Achtung der Menschenrechte festgelegt und achten auf deren Einhaltung.
- Bei der Auswahl neuer Lieferanten werden durch eine Selbstauskunft und bei Bedarf durch ein Audit die menschenrechtlichen Risiken ermittelt und bewertet.
- Relevante Menschenrechtsthemen und potenziell Betroffene unserer Geschäftstätigkeit sowie von direkten Geschäftsbeziehungen werden von uns über die eingeführten Prozesse erkannt. Die Analyse menschenrechtlicher Risiken und Auswirkungen durch unsere Dienstleistungen findet in unserem unternehmens-weites Risiko- und Lieferantenmanagement ihren Platz.
- Schulungen, die die geänderten Anforderungen an unsere Sorgfaltsprozesse und -pflichten vermitteln.
Durch die vertragliche Verpflichtung unserer Lieferanten sich an nationale und internationale Gesetze, die einen menschenrechtlichen Bezug haben, zu halten und auch bei deren eigenen Geschäftspartnern auf menschenrechtsbezogene Risiken zu achten, geben wir die Verpflichtung der Einhaltung nach außen.
Abhilfe:
Falls Bedenken oder Verstöße von unseren Interessenpartner uns gegenüber geäußert werden, gehen wir dem Verdacht nach. Unsere Reaktion wird in angemessener Weise ausfallen und es wird mit Korrekturmaßnahmen gegengesteuert.
Sollte bei uns der Verdacht aufkommen, dass unsere Arbeit beim Kunden zu Menschenrechtsverletzungen führt, werden wir alle betroffenen Partner konsultieren und wenn nötig, darauf reagieren.
Bei einem Verdacht innerhalb unserer Organisation wird es eine genaue Überprüfung durch ein festgelegtes Team geben, das erforderliche Maßnahmen vorschlägt.
Verdachtsfälle bei unseren Lieferanten werden angesprochen und durch Zusammenarbeit eine sorgfältige Aufklärung innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens durchgeführt.
Ist die Menschenrechtsverletzung allerdings so gravierend, dass wir eine sofortige Beseitigung der Verletzung fordern müssen, aber eine Nichtreaktion des Lieferanten vorliegt, behalten wir uns eine Beendigung der Geschäftsbeziehung vor.
Wirksamkeitskontrolle:
Kontrollen zur Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen werden einmal jährlich bzw. anlassbezogen durchgeführt, um zu überprüfen, ob unsere Maßnahmen zur Verhinderung von Menschenrechtsverletzungen umgesetzt wurden und ihre Wirksamkeit erzielt haben. Mechanismen zur Durchführung sind Lieferantenbewertungen und in besonderen Fällen Lieferantenaudits.
Die Ergebnisse aus den Betrachtungen nutzen wir als Grundlage zur Erstellung nötiger Anpassungen interner Vorschriften und Prozesse, sowie für Schulungen zur Vermittlung erforderlicher Sorgfaltspflichten intern und gegenüber unserer Lieferanten.
Beschwerdeverfahren:
Um Informationen über Menschenrechtsverletzungen zu erhalten, haben wir ein angemessenes und wirksames Beschwerdemanagement eingerichtet. Dieses ist so konzipiert, dass es intern und extern zugänglich ist. Meldungen, die uns über das Beschwerdesystem erreichen, werden durch ein geschultes Team unverzüglich bearbeitet. Bei der Klärung des Sachverhalts wird sowohl der Hinweisgeber als auch der betroffene Geschäftspartner einbezogen und gemeinsam eine Lösung erarbeitet.
Dokumentations- und Berichtspflicht:
Das Unternehmen Sielaff dokumentiert die Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten unternehmensintern fortlaufend und erstellt jährlich einen Bericht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten, der auf der Homepage des Unternehmens im Verzeichnis Compliance kostenfrei zugänglich ist.
Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Die Sielaff-Gruppe übernimmt Verantwortung für die Achtung und Stärkung international anerkannter Menschenrechte innerhalb ihrer eigenen Geschäftsbereiche und durch ein angemessenes Management ihrer Lieferketten.
Dementsprechend hat auch die Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten für die Sielaff-Gruppe hohe Priorität.
Verstöße können schwerwiegende Folgen für unsere Gruppe, die Mitarbeitenden, unsere Geschäftspartner und sonstige Betroffene haben und müssen daher frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden abzuwenden.
Deshalb haben wir ein wirksames Beschwerdeverfahren eingerichtet, über das Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen abgegeben werden können. Einheitliche und schnelle Prozesse sowie eine vertrauliche und professionelle Bearbeitung von Hinweisen durch interne Experten bilden das Fundament dieses Systems.
Nachfolgend sind die wichtigsten Informationen zum Beschwerdeverfahren verständlich, nachvollziehbar und im Sinne größtmöglicher Transparenz dargestellt.
1. Für welche Art von Beschwerden und Hinweisen kann unser Beschwerdeverfahren genutzt werden?
Über das Beschwerdeverfahren können sämtliche Hinweise auf mögliche Gesetzes- und/oder Regelverstöße einschließlich menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risken oder Verletzungen den eigenen Geschäftsbereich betreffend sowie entlang der gesamten Lieferkette gemeldet werden.
2. Über welche Beschwerdekanäle können Hinweisen eingegeben werden?
Hinweise können jederzeit über verschiedene Beschwerdekanäle abgegeben werden. Alle Hinweise werden unabhängig vom Beschwerdekanal unmittelbar und auf die gleiche Weise weiterbearbeitet.
- Whistleblower-Telefonhotline unter: 0049 / 160 / 96210839
(Montag - Freitag von 08.30 - 17.00 Uhr, außer an Feiertagen)
- Per E-Mail an: compliance(at)atarax.de
- Schriftliche Meldung auf dem Postweg an:
atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach
- Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten.
- Digitales Hinweisgebersystem unter https://sielaff.hintbox.eu
3. Eignung und Qualifikation der internen Ansprechpersonen
Alle Informationen werden durch ausgewählte und speziell geschulte Mitarbeiter/-innen des Beschwerde-Teams bearbeitet. Sie sind unparteiisch, bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Im Übrigen sind sie verpflichtet, die Datenschutzvorschriften einzuhalten und größtmögliche Transparenz zu wahren, sowie die Rechte aller betroffenen Personen sicherzustellen.
4. Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?
4.1. Eingang des Hinweises
Unabhängig davon, welcher Kommunikationsweg gewählt wird, behandeln wir sämtliche Hinweise vertraulich.
Ist ein Hinweis eingegangen, wird dessen Eingang intern dokumentiert und die hinweisgebende Person erhält innerhalb von einer Woche eine Eingangsbestätigung.
4.2. Prüfung der Beschwerde
Die Beschwerdestelle prüft zunächst, ob ausreichend Informationen für die Prüfung und Untersuchung des mitgeteilten Sachverhalts vorliegen.
Sollte dies nicht der Fall sein, wird das Beschwerde-Team, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person Kontakt aufnehmen, um weitere Informationen zu erhalten. Falls weder ausreichende Informationen vorliegen noch die Kontaktaufnahme möglich ist, wird der Fall geschlossen.
4.3. Klärung des Sachverhalts
Sind ausreichende Informationen zur Beschwerde vorhanden, untersucht das Beschwerde-Team den Sachverhalt und leitet ihn unter Wahrung des Vertraulichkeitsgrundsatzes und des Datenschutzes an die zuständige Stelle im Unternehmen zur Untersuchung weiter. Bei Bedarf wird mit der hinweisgebenden Person der Sachverhalt erörtert.
Steht nach Überzeugung der Beschwerde-Teams und der zuständigen Stelle nach erfolgter Untersuchung fest, dass menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich und bei Zuliefern nicht vorliegen, wird der Fall geschlossen.
4.4. Erarbeitung einer Lösung
Bestätigt sich während der Untersuchung, dass menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich oder bei Zulieferern vorliegen, wird ein Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise (insbesondere Präventions- und Abhilfemaßnahmen) erarbeitet. Dabei wird, soweit möglich und sinnvoll, die hinweisgebende Person einbezogen.
Die Erarbeitung einer Lösung soll 4 Wochen nach Eingang der Beschwerde abgeschlossen sein.
4.5. Abhilfemaßnahmen
Der Sachverhalt der eingereichten Beschwerde und die daraus festgelegten Abhilfemaßnahmen werden dem betroffenen Geschäftsbereich oder dem Zulieferer zur Stellungnahme weitergeleitet.
Je nach Schwere der Beschwerde und Dringlichkeit der Abhilfemaßnahmen wird eine Stellungnahme innerhalb von einer bis zu 4 Wochen gefordert.
4.6. Überprüfung und Abschluss
Die erhaltene Stellungnahme des eigenen Geschäftsbereichs oder des Zulieferers wird vom Beschwerde-Team zusammen mit der die Lösung ausarbeitenden Funktionsstelle geprüft und dem Absender eine Bewertung der Stellungnahme zukommen lassen.
Ist die erhaltene Stellungnahme ausreichend, wird ein Eintrag in der Risikoanalyse zum beschwerten Geschäftsbereich oder Zulieferer vorgenommen und die Umsetzung der Abhilfemaßnahmen verfolgt.
Die hinweisgebende Person wird, sofern die Möglichkeit der Kontaktaufnahme besteht, über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens informiert.
5. Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde
Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Beschwerden oder Hinweisen ist ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens. Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Personen, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet.
Wenn Sie als hinweisgebende Person den Eindruck haben, dass Sie aufgrund Ihres Hinweises Einschüchterungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich erneut an die Beschwerdestelle; derartige Einschüchterung oder Repressalien werden ebenfalls nach dem oben dargestellten Verfahren geprüft und weiter untersucht.
Soweit hinweisgebende Personen betroffen sind, die Mitarbeiter/-innen eines unmittelbaren Zulieferers sind, bemüht sich das Unternehmen entsprechende vertragliche Regelungen mit dem Zulieferer zu treffen.
6. Wirksamkeitsüberprüfung
Nach Abschluss jedes Beschwerdeverfahrens, jedoch mindestens einmal im Jahr wird die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens überprüft.
Dazu werden alle bisher eingegangen Hinweise überprüft, ob die relevanten Zielgruppen erreicht werden und ob es Häufungen bei Beschwerdethemen und/oder erforderlichen Abhilfemaßnahmen gibt. Anhängig davon wird geklärt, ob die Zugänglichkeit des Beschwerdeverfahrens geändert werden muss oder auf bestimmte Lieferanten oder Branchenverbände Einfluss genommen werden muss, um bei bekannten Pflichtverletzungen angemessene Abhilfemaßnahmen zu schaffen.
